1 – PREAMBULE
Les présentes conditions générales de vente régissent l’ensemble des relations contractuelles entre BeCreative Agency et le Client, qui reconnaît en avoir pris connaissance et les accepter sans réserve. Toute condition émise par le Client est expressément exclue, sauf accord écrit préalable de BeCreative Agency. L’agence propose des services de réalisation vidéo, de photographie et de gestion de communauté sur les réseaux sociaux, à destination des particuliers, entreprises, associations et personnes morales. Toute contractualisation implique l’acceptation pleine et entière des conditions générales de vente en vigueur.
2 – DEFINITION
Par « Client », on entend toute personne physique ou morale, association ou particulier ayant sollicité les services de BeCreative Agency.
Par « Commande », les prestations décrites dans le contrat et acceptées par le Client.
Par « Prestation », l’œuvre réalisée par BeCreative Agency à la demande du Client, incluant notamment les productions audiovisuelles, photographiques et les services de Community management, sur base des éléments fournis.
Par « Éléments techniques », les caractéristiques définies par le Client (durée, textes, images, vidéos, musiques, etc.).
Par « Livraison », l’envoi du projet final par e-mail ou sur clé USB.
Par « contrat », le document transmis par BeCreative Agency par e-mail.
3 – COMMANDES
Le contrat entre BeCreative Agency et le Client entre en vigueur dès acceptation du contrat, soit par acompte ou paiement total pour les prestations ponctuelles, soit par acompte, paiement total ou signature pour les collaborations à long terme. Le règlement du contrat constitue sa validation.
Pour les contrats à durée déterminée, notamment les abonnements (ex : gestion de communauté sur les réseaux sociaux), cette durée est fixe. En cas de suspension temporaire convenue par écrit, la durée sera prolongée d’une période équivalente. À l’échéance, le contrat se reconduit automatiquement pour la même durée, sauf notification contraire par courriel ou lettre recommandée au moins un mois avant.
Toute modification demandée par le Client, pendant ou après la réalisation, pourra faire l’objet d’une facturation complémentaire. Le Client doit fournir, pour chaque commande, les consignes préalablement validées par BeCreative Agency dans le délai convenu. À défaut, la commande pourra être exécutée de plein droit, sans que le Client puisse invoquer un manquement. En cas de remise tardive, BeCreative Agency peut retarder le début de la prestation ou résilier la commande, 50 % du prix restant alors dû.
Les documents ou éléments fournis par le Client ne doivent pas être des originaux. En cas de mise à disposition d’originaux, BeCreative Agency ne pourra être tenu responsable de leur perte, dégradation ou effacement. Le Client garantit qu’il est propriétaire des droits d’auteur, de diffusion et de reproduction des médias transmis, ou qu’il a obtenu toutes les autorisations écrites nécessaires à leur utilisation.
Sous-traitance: Le Client autorise expressément BeCreative Agency à sous-traiter tout ou partie de ses commandes.
Obligations du Client : Le Client s’engage à payer les factures à l’échéance, à fournir sur demande toutes les informations nécessaires à l’exécution du contrat et à permettre à BeCreative Agency un accès complet à ses plateformes de médias sociaux pour les prestations de gestion de communauté.
Délai de livraison des projets audiovisuels: BeCreative Agency s’engage à exécuter la commande dans le délai prévu, prolongé automatiquement en cas d’élément extérieur (modification de la commande par le Client, retard ou absence d’éléments nécessaires, force majeure, etc.). BeCreative Agency n’est pas responsable des retards dus à incendie, intempéries ou tout cas de force majeure.
Validation du projet audiovisuel finale: Le Client dispose de 3 jours pour demander par e-mail des modifications mineures (ne nécessitant pas plus de une heure de post-production). La première demande est gratuite. À partir de la deuxième, chaque heure supplémentaire est facturée 100,00 € HTVA et fait l’objet d’un avenant à régler d’avance. Passé ce délai sans retour, le projet est considéré validé et facturé selon le contrat.
Mode de livraison: La livraison de la version finale du projet audiovisuel se fait selon les formats convenus avec le Client : via internet pour les fichiers numériques ou en mains propres pour les supports physiques. BeCreative Agency n’est pas responsable de la perte ou du retard par tout autre moyen, les frais d’envoi étant à la charge du Client.
Le Client doit vérifier à la livraison que le produit ou service correspond à sa demande. À défaut, la prestation est considérée conforme et aucun défaut apparent ne pourra être invoqué. Le Client doit fournir toute preuve des vices constatés et permettre à BeCreative Agency de les constater. Les délais d’exécution et de livraison sont indicatifs et leur non-respect n’engage pas la responsabilité de BeCreative Agency, sauf en cas de dol ou de faute grave.
4 – FACTURATION ET MODALITES DE PAIEMENT
Facturation: Les prix facturés sont ceux en vigueur à la date du contrat. Le versement de l’acompte valide le contrat et engage les parties dans l’accord commercial.
Modalités de paiement: Le paiement se fait par virement bancaire. Pour les prestations de plus de 500,00 € HTVA : 50 % à la commande, le solde une semaine avant la prestation. Pour les prestations à moins de 500,00 € HTVA : paiement intégral à la commande. Pour les abonnements ou collaborations à long terme, le paiement est dû à réception de la facture. Toutes les factures doivent être réglées dès réception.
Retard de paiement: En cas de retard de règlement, et après mise en demeure de paiement par courrier recommandé avec accusé de réception, BeCreative Agency suspendra toutes les autres commandes en cours et pourra exercer le droit de rétention. En cas de retard de paiement, et après envoie du 1er rappel sans frais selon les conditions et délais visés à l’article XIX.2 du Code de droit économique, le client sera tenu au paiement :
1) d’intérêts fixés conformément à la loi du 04 mai 2023, à savoir le taux directeur majoré de 8 points.
2) d’une indemnité forfaitaire calculée de la manière suivante sur le montant restant dû :
– inférieur ou égal à 150€ : 20 €
– Compris entre 150,01€ et 500 € : 30 € augmenté de 10% du montant dû sur la tranche comprise entre 150,01€ et 500 €.
– Supérieur à 500 € : 65 € augmentés de 5% du montant dû sur la tranche supérieure à 500 €, Avec un maximum de 2000 €.
5 -ENGAGEMENT
BeCreative Agency s’engage à réaliser les prestations selon les indications du Client, sous réserve d’impossibilités techniques ou physiques (météo, santé, accident, etc.). L’agence mettra tout son potentiel créatif et son jugement artistique au service de chaque commande, en photo, vidéo ou gestion des réseaux sociaux, en respectant la vision du Client et le style défini lors de la sélection initiale.
6 – STYLE ARTISTIQUE
Le client reconnaît connaître le style artistique de BeCreative Agency et sollicite ses services en toute connaissance de cause. Il admet également que le travail de l’agence est en constante évolution, et que les projets finaux peuvent donc différer de ceux présentés dans les supports de communication.
7 – ANNULATION
En cas d’annulation par BeCreative Agency, l’acompte versé sera intégralement remboursé. Si le Client annule, l’acompte versé sera conservé.
8 – DROIT A L’IMAGE, DROIT D’AUTEUR, DROIT DE DIFFUSION
Droit à l’image: Le Client déclare avoir pris toutes les mesures pour respecter le droit à l’image des personnes présentes dans les productions photo et audiovisuelle, et disposer des autorisations pour les lieux de tournage. Aucun droit à l’image ne pourra être réclamé à BeCreative Agency.
Droit de diffusion: Le Client peut diffuser l’œuvre en apposant la mention « Réalisé par BeCreative » ou toute autre mention communiquée, sauf stipulation contraire. Sauf avis contraire écrit, BeCreative Agency se réserve le droit de diffuser toute création réalisée sur tout support sans limitation de durée et citer le nom du Client dans ses références, sauf avis contraire de sa part.
Droit d’auteur : BeCreative Agency reste titulaire des droits d’auteur sur ses prestations : textes, photos et vidéos restent sa propriété exclusive et ne peuvent être reproduits ou diffusés sans autorisation. Toute violation entraînera une indemnité de 1000 € par publication.
9 – EXPLOITATION DE L’OEUVRE DE PRODUCTION AUDIOVISUELLE ET PRODUCTION PHOTO
Le Client s’engage à exploiter l’œuvre audiovisuelle ou photographique conformément aux droits de représentation et de destination qui lui ont été consentis par BeCreative Agency. En cas d’usage non conforme, BeCreative Agency se réserve le droit de réviser ses tarifs et d’émettre une facture complémentaire.
10 – DELAIS DE CONSERVATION
BeCreative Agency conserve el projet audiovisuel final pendant 10 mois apèrs livraison, et les rushs vidéos ainsi que les photos brutes du Client pendant 3 jours à compter de la livraison.
11 – PROPRIETE
BeCreative Agency conserve la propriété de l’œuvre audiovisuelle et photo jusqu’au paiement complet par le Client. L’agence reste propriétaire des rushs originaux, pouvant les réutiliser sauf opposition écrite du Client. Le Client peut demander la récupération des rushs par écrit, qui sera accordée ou non après examen de la demande. La livraison des rushs peut être proposée en option sur contrat. Tout montage des rushs est strictement interdite et nécessite autorisation, les droits restant la propriété intellectuelle de BeCreative Agency.
12 – RESPONSABILITE
Le Client reconnaît avoir obtenu toutes les autorisations de tournage pour les lieux concernés et être titulaire des droits de propriété intellectuelle ainsi que des autorisations de diffusion nationales et internationales pour tous les contenus fournis. Il assure que ces éléments ne portent pas atteinte aux droits de tiers et sera responsable envers BeCreative Agency de toute information fausse ou illicite transmise. Le Client sera responsable envers BeCreative Agency des conséquences qui découleraient de la communication de tout renseignement faux ou inexact dont la reprise serait illicite et/ou susceptible d’engager la responsabilité de BeCreative Agency pour quelque cause que ce soit. Le Client garantit la véracité et la licité de toutes données communiquées. Sauf dol ou dérogation expresse, la responsabilité de BeCreative Agency est limitée au montant convenu dans la convention. BeCreative Agency ne pourra notamment être tenue responsable pour des pertes de chance, de revenus ou de contrats, de données ou de temps.
13 – Confidentialité
Pendant toute la durée du contrat et pour les deux années suivant sa résiliation, chaque partie s’engage à observer une confidentialité totale. Cela signifie qu’elle s’interdit de divulguer, directement ou indirectement, toute information, connaissance ou savoir-faire concernant l’autre partie et ses modalités de fonctionnement, auxquels elle aurait eu accès dans le cadre de l’exécution du contrat. De plus, chaque partie s’engage à faire respecter cette obligation par l’ensemble de ses dirigeants et employés.
14 – Non-débauchage
Le Client s’engage à ne pas recruter, directement ou indirectement, un membre du personnel, collaborateur ou sous-traitant de BeCreative Agency pendant deux ans après la fin du contrat. En cas de non-respect, une indemnité de 25 000 € sera due à BeCreative Agency.
15 – DROITS MUSICAUX
Lorsque BeCreative Agency intègre des œuvres musicales dans ses productions audiovisuelles, elle s’engage à utiliser exclusivement des musiques libres de droits, sous licence Creative Commons autorisant l’usage commercial, ou des musiques pour lesquelles elle détient une licence valide. Si le Client souhaite utiliser une musique spécifique soumise à droits, les démarches d’obtention des autorisations auprès des ayants droit et/ou de la SABAM sont entièrement à sa charge. BeCreative Agency ne pourra être tenue responsable des réclamations de la SABAM ou de tout autre organisme de gestion collective découlant de l’utilisation d’une musique choisie ou fournie par le Client. Toute demande de remplacement musical post-livraison entraînera une facturation supplémentaire.
16 – GESTION DES RÉSEAUX SOCIAUX (COMMUNITY MANAGEMENT)
Prestations incluses : Le détail des prestations de community management (nombre de publications, formats, plateformes, fréquence) est défini dans le contrat signé entre les parties. Toute prestation non explicitement prévue fera l’objet d’un avenant.
Accès aux comptes et sécurité : Le Client s’engage à fournir à BeCreative Agency les accès nécessaires à la gestion des plateformes concernées. BeCreative Agency ne pourra être tenue responsable en cas de piratage, suspension ou blocage des comptes du Client par les plateformes, dès lors qu’elle a agi dans le respect des conditions d’utilisation de celles-ci. À la fin du contrat, BeCreative Agency s’engage à restituer l’ensemble des accès au Client dans un délai de 5 jours ouvrables et à supprimer toute copie des identifiants en sa possession.
Propriété des contenus créés : Les contenus créés par BeCreative Agency dans le cadre de la gestion des réseaux sociaux (visuels, textes, vidéos, stories, etc.) restent la propriété intellectuelle de BeCreative Agency jusqu’au paiement intégral des sommes dues. Une fois les prestations intégralement réglées, le Client bénéficie d’une licence d’utilisation non exclusive sur ces contenus, limitée à sa propre communication. Toute revente ou cession à un tiers est interdite sans accord écrit préalable de BeCreative Agency.
17 – CESSION DE DROITS D’AUTEUR
Conformément à l’article XI.167 du Code de droit économique belge, la cession de droits d’auteur doit être expresse et limitée. BeCreative Agency cède au Client, à titre non exclusif, les droits suivants sur les œuvres livrées et intégralement payées : (1) le droit de reproduction sur tout support utile à la communication du Client ; (2) le droit de communication au public sur les médias numériques et physiques liés à l’activité du Client. Cette cession est limitée au territoire mondial et à la durée définie dans le contrat. Sont expressément exclus : le droit de modification ou d’adaptation de l’œuvre sans accord écrit préalable, ainsi que tout droit de revente ou de sous-licence à des tiers. BeCreative Agency conserve en tout état de cause son droit moral, notamment le droit à la paternité (mention du crédit visible) et le droit à l’intégrité de l’œuvre.
18 – PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES (RGPD)
Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, BeCreative Agency collecte et traite les données personnelles du Client (nom, prénom, adresse, e-mail, données de facturation) uniquement aux fins d’exécution des relations contractuelles, de facturation et, avec son accord exprès, à des fins de communication commerciale. Ces données sont conservées pendant la durée du contrat et 7 ans après son terme à des fins comptables et légales. Elles ne sont pas cédées à des tiers, sauf obligation légale ou recours à des sous-traitants techniques liés par un accord de confidentialité. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de ses données, exerçable par e-mail à l’adresse de BeCreative Agency. En cas de litige, une réclamation peut être introduite auprès de l’Autorité de protection des données belge (APD – www.autoriteprotectiondonnees.be). Dans le cadre des prestations de community management, le Client reste responsable de traitement au sens du RGPD pour les données de ses propres abonnés. BeCreative Agency agit en qualité de sous-traitant et s’engage à traiter ces données uniquement selon les instructions du Client et dans le strict respect du RGPD.
19 – RÉCLAMATION
Toute réclamation du Client devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception dans les 5 jours suivant la livraison de l’œuvre, jours fériés inclus, cachet de la poste faisant foi.
20 – Juridiction compétente
La loi belge s’applique. Tout litige découlant de la présente convention sera de la compétence exclusive du tribunal de l’entreprise de Liège. Les parties s’engagent à privilégier une solution amiable avant toute action en justice.